Gestión de Proyectos

Un proyecto es un conjunto organizado de trabajos enfocados en alcanzar uno o varios objetivos. Un proyecto tiene un inicio y un fin específicos y un conjunto de tareas para lograr sus objetivos. Susobjetivos de proyecto pueden incluir cosas como crear un servicio o formar un equipo, o algo más específico cómo escribir un artículo o seleccionar un proveedor. Puede tener un proyecto sencillo, donde complete todas las tareas individualmente en un corto período de tiempo. También puede ser que tenga un proyecto complejo, que involucre a varias personas o negocios en el que juntos trabajen durante un largo período de tiempo.

La gestión de proyecto es el proceso utilizado para organizar su equipo de proyecto, tareas, y recursos para maximizar sus posibilidades de alcanzar sus metas con éxito.

La gestión de proyectos le ayudara a mantenerse enfocado en sus objetivos durante toda la duración del proyecto. La Gestión de Proyectos le proporciona una ruta clara para alcanzar sus objetivos y le ayuda a garantizar que aborde cualquier desafío o barrera que surja en el camino. Utilizar la gestión de proyectos aumenta significativamente sus probabilidades de lograr con éxito sus objetivos.

Más adelante en esta sesión, durante la etapa de ejecución del proyecto usted aprenderá cómo documentar el progreso del proyecto. Además, hay una sección hacia el final de la sesión sobre herramientas de gestión de proyectos que incluye una Plantilla de Planificación de Proyecto. La enseñanza clave en este momento es que documentar el progreso del proyecto es crítico para el éxito de su proyecto.

Por ahora, puede usar una hoja de papel, un documento, una hoja de cálculo o una herramienta simple de gestión de proyectos para capturar sus ideas. La herramienta que eventualmente utilizará es la que funcione mejor para usted y su proyecto. Esto es similar al ejercicio. Si le gusta caminar, entonces camine. Si le gusta el yoga, elija eso. Durante esta sesión, aprenderá cómo elegir la herramienta adecuada para su proyecto.

Etapa 1: Define los Objetivos del Proyecto y los Criterios de Éxito

Durante esta primera fase de su proyecto, determine el propósito del proyecto. Un proyecto generalmente se inicia para ayudarle a alcanzar uno o más objetivos. Un objetivo es una meta que desea alcanzar. Los criterios de éxito son los requisitos que utiliza para decidir si ha alcanzado con éxito sus objetivos. Puede responder las siguientes preguntas para ayudar a determinar los objetivos y los criterios de éxito de su proyecto:

• ¿Por qué estoy empezando un proyecto?
• ¿Qué quiero lograr al completar este proyecto?
• ¿Cómo sabré cuándo se ha completado con éxito el proyecto?

Cuando piense en los objetivos de su proyecto, es util comenzar con el final en mente. Imagínese que ha llegado al final de su proyecto y ha logrado con éxito sus objetivos del proyecto. Pregúntese:

• ¿Cómo me siento en ese momento en el futuro habiendo completado este proyecto?
• ¿Qué me ayudó a tener éxito?
• ¿Cuáles fueron algunos de los desafíos que tuve que superar?

Puedes usar ese pensamiento para ayudarle a planificar su proyecto y aumentar sus posibilidades de éxito.

Un ejemplo de objetivo de proyecto podría ser contratar un equipo de tres vendedores. En este caso, el criterio de éxito podría ser que tres personas hayan comenzado a trabajar en su negocio como vendedores. Otro ejemplo de objetivo del proyecto podría ser ofrecer un nuevo servicio a los clientes. En este caso, los criterios de éxito podrían incluir tener una oferta de servicio documentada y tres clientes piloto que hayan proporcionado comentarios positivos sobre el nuevo servicio.

Cuando complete esta etapa de la gestión de proyectos, tendrá uno o más objetivos del proyecto y los criterios de éxito para esos objetivos. Los objetivos y los criterios de éxito deben estar escritos en algún lugar al que todo el equipo del proyecto pueda acceder durante todo el proyecto para mantenerse enfocados en el mismo propósito.

Etapa 2: Desarrolle el Plan del Proyecto

• Identificar Hitos

Un hito es cualquier punto importante durante su proyecto que desea reconocer. Un ejemplo de hito es la aprobación de un documento, la creación de un ejemplo de producto funcional o la firma de su primer cliente para un nuevo servicio. Los hitos se utilizan generalmente internamente, dentro del equipo del proyecto. Normalmente no se comparten externamente, por ejemplo, con los clientes. Los hitos tienen un par de propósitos:

• • Primero, ayudan a gestionar su proyecto. Los hitos suelen tener una fecha de vencimiento para cuando se planea alcanzarlos. Puede hacer un seguimiento de cuándo alcanza realmente cada hito para ver si está en, adelante o retrasado con respecto al cronograma. Esto le permite ajustar su trabajo y sus recursos para intentar mantenerse en el cronograma.

  • Segundo, los hitos proporcionan momentos de celebración durante el proyecto. Para proyectos más complicados o a largo plazo, esperar hasta completar con éxito los objetivos del proyecto puede sentirse como mucho tiempo sin reconocer el éxito. Los hitos le ofrecen metas específicas durante el proyecto que puede celebrar a medida que se completan.

Los proyectos simples o cortos pueden no necesitar hitos. Tenga cuidado de no sobre planificar su proyecto. Si el objetivo es simple y se trata de un proyecto individual, haga igualmente simple el plan del proyecto.

Anote cualquier meta clara para su proyecto y documéntelas como sus hitos. Más adelante, creará un cronograma y decidirá cuándo debe alcanzarse cada hito.

Al completar esta etapa de la gestión de su proyecto, tendrá una lista de uno o más hitos para el proyecto o tomará la decisión de que este proyecto es lo suficientemente pequeño como para no necesitar hitos.

• Define Entregables

Un entregable es el resultado tangible de una tarea o grupo de tareas. Los entregables se diferencian de un hito en un par de formas:

• • Primero, los entregables son típicamente visibles tanto para el equipo del proyecto como para partes externas, como clientes, socios u otras personas dentro de su empresa.

  • Segundo, los entregables son tangibles. Esto significa que un entregable es algún tipo de resultado como una oferta de servicio, documento o producto. Llegar a una decisión o la aprobación de alguien o de algo no son entregables porque no son tangibles. Esos son hitos.

Los entregables son más grandes que las tareas individuales. Representan piezas clave de resultado durante su proyecto. Para un proyecto más pequeño, puede haber un solo entregable. Para proyectos más grandes, puede tener entregables cada semana o mes durante el proyecto.

Cuando complete esta parte del proceso, tendrá una lista de uno o más entregables para el proyecto.

• Determine Quién Estará en el Equipo del Proyecto

Muchos proyectos son proyectos individuales donde usted es todo el equipo del proyecto. En esos casos, un plan de proyecto sigue siendo valioso para ayudarle a definir sus objetivos, organizar su trabajo y mantenerse enfocado y en el cronograma.

Si su proyecto requiere a otras personas, decida quiénes serán incluidos. Considere los objetivos, hitos y entregables que quiere alcanzar al decidir quiénes participarán en el proyecto. Además, puede haber personas en el proyecto que no completarán el trabajo. Envés, pueden dar su opinión, revisar los resultados o aprobar decisiones durante el proyecto. Dependiendo de los objetivos de su proyecto, puede incluir a otras personas dentro de su negocio, clientes, proveedores o socios en su equipo del proyecto.

Cuando usted involucre a un equipo, es crucial definir claramente los roles y responsabilidades desde el principio. Tener demasiadas personas intentando hacer la misma tarea puede llevar a la falta de comunicación, tensiones entre los miembros del equipo e ineficiencias. Asignar roles específicos asegura que todos conozcan sus responsabilidades, lo que ayuda a mantener el enfoque y la responsabilidad. Este enfoque minimiza la superposición y evita la confusión de tener "demasiados cocineros en la cocina", lo que en última instancia conduce a un proyecto más fluido y productivo.

Al final de esta parte del proceso, tendrá una lista de miembros del equipo del proyecto junto con su información de contacto.

• Cree una Lista de Tareas y una Línea de Tiempo Para el Trabajo

Ahora que ha definido los objetivos y criterios de éxito del proyecto, los hitos y entregables, así como su equipo del proyecto, comience a crear una lista de tareas y una línea de tiempo para lograr esos elementos. Las tareas son los elementos individuales que su equipo del proyecto necesita completar en el camino hacia el logro de sus objetivos.

Las tareas deben ser específicas, claras y medibles. Escriba una tarea clara para que cualquier miembro del equipo del proyecto que lea el plan del proyecto entienda lo que debe hacer para completar esa tarea. Por ejemplo, "aprender sobre competidores" es una tarea ambigua. Es posible que no sepa cuándo se completa esto. En cambio, "recopilar y escribir información sobre los productos, clientes, fortalezas y debilidades de los cinco principales competidores" es más específico, claro y medible. Es más fácil saber cuándo se complete esta tarea.

Además, asegúrese de que las tareas sean realistas y alcanzables. Es un error común en esta etapa de un proyecto ser demasiado optimista, pensando que su equipo puede lograr más de lo que es realista. Usted y su equipo solo tienen las habilidades y la experiencia que aportan al proyecto. Si las tareas del proyecto requieren más de eso, considere simplificar las tareas. Otra opción es agregar tareas de aprendizaje al proyecto para ayudarlo a adquirir las habilidades y la experiencia necesarias para completar las tareas. Una última opción es añadir personas al equipo del proyecto que tengan las habilidades y la experiencia que faltan en el proyecto.

Ahora que tiene una lista de tareas, asigne cada una de esas tareas a un miembro de su equipo del proyecto. Para un proyecto individual, usted se asignará todas las tareas. Si tiene otros miembros en el equipo, piense en quién tiene el conjunto de habilidades y el tiempo disponible para completar cada tarea.

El cumplimiento de las tareas conducirá al logro de hitos y entregables, y en última instancia, de los objetivos del proyecto. Para organizar todos estos elementos, debe crear un cronograma del proyecto. Este cronograma mostrará las tareas, hitos, entregables y objetivos en un calendario, lo que le permitirá comunicar y realizar un seguimiento de lo que debe completarse y cuándo. Al igual que con el seguimiento de su proyecto, su cronograma puede ser físico, en un documento electrónico o en una hoja de cálculo, o utilizando una herramienta de gestión de proyectos.

• • Empiece con los objetivos del proyecto. ¿Cuándo debe completarse este proyecto? Esa es la primera fecha en su línea de tiempo. A partir de ahí, trabaje hacia atrás, completando las fechas de entrega para cada hito y entregable. Luego, piense en las tareas que deben completarse para alcanzar cada hito y entregable. Incluya esas tareas en su línea de tiempo antes de las fechas de hitos y entregables para asegurarse de que las tareas necesarias se realicen a tiempo para cumplir con esos hitos y entregables. Asegúrese de planificar el tiempo en el que estará esperando entregables de alguien más, ya sea dentro de su empresa o fuera, como un cliente, socio o proveedor.
  • A continuación, revise sus tareas para identificar las dependencias entre ellas. Una dependencia ocurre cuando una tarea requiere que otra tarea se complete primero. Por ejemplo, si está lanzando un nuevo servicio, la tarea de crear un folleto que describa el servicio depende de la tarea de definir qué incluye el servicio. Asegúrese de documentar las dependencias en su línea de tiempo. Una manera es enumerar sus tareas e incluir los números de tarea de las tareas dependientes junto a la tarea que depende de ellas.
  • Una vez que haya creado un cronograma, revíselo para asegurarse de que sea realista. ¿Pueden completarse las tareas, hitos, entregables y objetivos en el tiempo asignado? ¿Tiene alguna persona en el equipo del proyecto con demasiadas tareas para completar al mismo tiempo? Planifique más tiempo del que cree que necesita para permitir enfrentar posibles desafíos que puedan surgir durante el trabajo del proyecto. Si alguna parte de su cronograma no es realista, considere tomar más tiempo para el proyecto o reducir el alcance del proyecto eliminando objetivos. Idealmente, comenzará el trabajo en el proyecto con un cronograma que sea alcanzable.

El resultado de este trabajo es un cronograma para su proyecto, que incluye todas las tareas con un responsable asignado, entregables, hitos y objetivos, así como las dependencias entre tareas.

• Defina el Presupuesto de su Proyecto, Incluyendo Dinero y Materiales.

Además de las personas, muchos proyectos requieren otros recursos. Es posible que necesite asignar dinero para comprar partes de un producto o para contratar a un experto que ayude con alguna de las tareas. También puede ser necesario asignar materiales que su empresa ya posee, como papel o componentes tecnológicos. Defina estos requisitos antes de comenzar a ejecutar la etapa del plan del proyecto para asegurarse de que los recursos estén disponibles y reservados para este proyecto, y no se utilicen para otra cosa dentro de su empresa. Si es necesario, obtenga la aprobación para el uso de estos recursos ahora para evitar problemas posteriores.

Al completar esta etapa del proceso, tendrá una lista de los recursos necesarios para el proyecto, las aprobaciones necesarias para utilizar esos recursos, y un presupuesto del proyecto basado en todos los gastos previstos.

• Identifique los Mayores Riesgos Para el Proyecto y las Formas de Reducir Esos Riesgos.

Todos los proyectos tienen riesgos. Estos son eventos que pueden ocurrir y hacer más difícil completar su proyecto según lo planeado. Un ejemplo de riesgo de proyecto es que un miembro del equipo se enferme o que tome más tiempo de lo previsto resolver un problema.

Puede invertir tiempo durante esta etapa de planificación del proyecto para identificar los riesgos más probables y pensar en cómo evitarlos o reducir la posibilidad de que estos eventos afecten el éxito de su proyecto.

• • Reserve tiempo para reflexionar junto con el equipo del proyecto, o por su cuenta en proyectos individuales. Para iniciar esta discusión, cada miembro del equipo comparte cuáles cree que son los mayores riesgos para este proyecto. Los riesgos son significativos si tienen una alta probabilidad de ocurrir o tendrían un impacto negativo significativo si sucedieran. Una vez que tenga una lista de riesgos, ordénelos de mayor a menor riesgo basándose en una discusión con el equipo.
  • A continuación, dedique tiempo hablando sobre cómo reducir la probabilidad de que ocurran los mayores riesgos. Puede decidir cuántos abordar, en función del tamaño del proyecto, la cantidad de riesgos identificados y el costo si el proyecto no se completa con éxito. Un proyecto más grande, más riesgos identificados y un mayor costo por no completar el proyecto significan que querrá trabajar en más de los riesgos identificados. Un proyecto pequeño con una lista corta de riesgos y un bajo costo de no completarlo requiere abordar menos riesgos en esta etapa.
  • Para cada riesgo, discuta formas de reducir la probabilidad de que ocurra ese evento. Por ejemplo, para reducir el riesgo de que alguien se enferme y retrase el proyecto, haga que los miembros del equipo trabajen en equipos para cubrirse mutuamente. Aunque no podrá eliminar todo el riesgo del proyecto, este ejercicio alertará tanto a usted como a otros miembros del equipo sobre posibles riesgos y aumentará las posibilidades de éxito.

Esta parte del proceso le ayudará a crear una lista de prioridad de riesgos y las acciones que tomará para reducir la posibilidad de que esos eventos ocurran.

• Planifique Reuniones Periódicas de Seguimiento y Comunicación, Incluso Para Proyectos Individuales.

Una de las formas en que la gestión de proyectos agrega valor es a través de reuniones programadas de seguimiento. Estas reuniones son momentos programados para revisar las tareas, hitos y entregables completados, discutir lo que viene a continuación en el proyecto, revisar los riesgos potenciales y abordar cualquier barrera o retraso que haya surgido desde el último seguimiento. Dependiendo de la duración de su proyecto y del tamaño del equipo del proyecto, las reuniones de seguimiento pueden programarse cada una o dos semanas.

Además de estas reuniones de seguimiento del equipo en persona o virtuales, establezca métodos de comunicación para que su equipo del proyecto se comunique durante el proyecto. Estos métodos de comunicación dependerán de lo que su negocio utilice habitualmente, como correos electrónicos, llamadas telefónicas, herramientas de chat o memorandos escritos. Asegúrese de que todos los miembros del equipo del proyecto tengan acceso al método de comunicación que elija, para que sea fácil para ellos comunicarse entre sí cuando sea necesario.

Para proyectos individuales, es importante reservar tiempo para hacer seguimiento de su progreso. Esto ayuda a asegurar que esté enfocado en las tareas, hitos, entregables y objetivos del proyecto que definió al inicio. También proporciona un momento para detener su trabajo en el proyecto y abordar cualquier problema que pueda obstaculizar la finalización exitosa del proyecto.

Después de completar este paso, tendrá una cita periódica en el calendario con el equipo del proyecto para comprobar el progreso del proyecto, así como métodos de comunicación establecidos a los que podrán acceder todos los miembros del equipo del proyecto.

Etapa 3: Ejecutar el Plan del Proyecto

• Realizar una Reunión de Inicio

Ya sea en persona, en una videollamada o por teléfono, realice una reunión con todo el equipo del proyecto para iniciar el proyecto. Durante esta reunión, revise los objetivos del proyecto para que todos los involucrados conozcan el propósito del proyecto y lo que significa completarlo con éxito. Si los miembros del equipo no se conocen entre sí, pídeles que se presenten y expliquen su rol en el proyecto. Revise el cronograma, los hitos y los entregables. Asegúrese de responder preguntas y de que todos sepan cuándo está programada la primera reunión de seguimiento. Esta es una oportunidad para asegurarse de que todos estén en la misma página y entusiasmados por comenzar este nuevo proyecto juntos.

La reunión inicial es importante incluso para proyectos individuales. Reserve tiempo para revisar los objetivos del proyecto y asegurarse de entender lo que está tratando de lograr con este proyecto. Al igual que en un proyecto con múltiples miembros del equipo, revise el cronograma, los hitos y los entregables para asegurarse de tener una comprensión clara de lo que este proyecto requiere de usted para tener éxito.

• Comience a Trabajar y Completar las Tareas

Usted y su equipo están ahora listos para comenzar a ejecutar su plan de proyecto. Esto comienza con trabajar en y completar tareas. Dado que han desarrollado un plan de proyecto detallado, el cronograma proporciona una guía clara sobre qué tareas deben completarse y en qué orden.

Cada miembro del equipo del proyecto se beneficiará al enfocarse en una tarea a la vez. Aunque el multitarea puede parecer más eficiente, a menudo causa errores. Además, cambiar entre diferentes pensamientos e ideas es más agotador que concentrarse en una tarea a la vez. Esto no significa que un miembro del equipo no pueda ser asignado a más de una tarea a la vez. Significa que en un momento dado, cada persona trabaja en una sola tarea.

Anime a los miembros de equipo y a usted a esforzarse por completar las tareas de manera eficiente en lugar de buscar la perfección. Buscar la perfección no es realista ni necesario, y puede retrasar un proyecto que avanza bien.

• Comuníquese Mediante Reuniones Programadas de Seguimiento y Otros Métodos de Comunicación

La comunicación entre los miembros del equipo del proyecto es uno de los mejores indicadores para lograr con éxito los objetivos del proyecto. Mantenga regularmente sus reuniones de seguimiento de progreso. Estas conversaciones ayudan a mantener el avance del proyecto y aseguran que todos los miembros del equipo estén alineados.

Al prepararse para estas reuniones, pida a los miembros del equipo que actualicen el plan del proyecto antes de la reunión de seguimiento y que vengan preparados para discutir cualquier retraso o riesgo.

Para un proyecto individual, respete el tiempo en su calendario para revisar su progreso en el proyecto y abordar cualquier riesgo o barrera para alcanzar con éxito los objetivos.

A lo largo del proyecto, comunique más de lo que cree necesario. Es fácil asumir que la falta de noticias es una buena señal. Por lo tanto, si no recibe noticias de los miembros del equipo, puede pensar que todo va bien. Sin embargo, asegúrese de verificar con los miembros del equipo que sus tareas, hitos y entregables estén en buen camino y de que los miembros de su equipo tengan el apoyo necesario para completar exitosamente su parte del proyecto. Confíe en que los miembros de su equipo lleven a cabo sus tareas y verifica regularmente su progreso.

• Documenta el Progreso

Como se mencionó al principio de esta sesión, es fundamental documentar el progreso a lo largo del proyecto. La forma en que documente es menos importante que asegurarse de documentar minuciosamente. Dado que ha creado un plan de proyecto detallado, puede documentar el progreso más fácilmente dentro de ese plan. Los miembros del equipo marcan las tareas como completas a medida que las terminan. El líder del proyecto marca los hitos y entregables como cumplidos o completados cuando se terminan. Las tareas, hitos o entregables que se retrasan o están en riesgo de no cumplir con los plazos deben marcarse como tales para que el equipo del proyecto pueda tomar medidas para abordar esos problemas. Esto se puede hacer rodeando la tarea en un plan de proyecto en papel o cambiando el estado de la tarea a retrasado en un plan electrónico. El líder del proyecto verifica el progreso antes de cada reunión de control para asegurarse de que esté claro lo que necesita ser abordado en esa reunión.

Más adelante en esta sesión, hay información sobre herramientas de gestión de proyectos junto con una Plantilla de Planificación de Proyectos para ayudarle a comenzar. Diferentes herramientas permiten rastrear el progreso de diferentes maneras. Puede decidir qué tiene sentido según sus habilidades, negocio y la complejidad de su proyecto.

• Celebre Cuando Alcance Cada Hito y Entregable Importante

Para proyectos largos, tómese el tiempo para celebrar el logro de hitos y entregables importantes. Esto le ayudara a mantener al equipo motivado y entusiasmado por completar el proyecto al alcanzar con éxito los objetivos del proyecto. Una celebración de un hito o un entregable importante puede ser cualquier cosa que usted y su equipo de proyecto sientan que captura la emoción de lograr ese paso en el proyecto. Una opción es hablar en la reunión de inicio sobre cómo este equipo de proyecto quiere celebrar los logros.

Para proyectos en solitario, planifique una celebración usted mismo al alcanzar un hito o un entregable. Esto es fácil de omitir cuando está ocupado. Recuerde que celebrar los logros es clave para mantener su motivación y energía durante todo el proyecto.

• Complete Todas las Tareas y Cumpla con Todos los Hitos y Entregables

Usted continuará este ciclo de completar tareas, tener reuniones de seguimiento, documentar el progreso, como también alcanzar y celebrar hitos y entregables a lo largo del proyecto. Cuando el equipo haya completado con éxito todas las tareas y haya cumplido todos los hitos y entregables, pase a la etapa 4 a continuación.

Etapa 4: Cumpla con los Criterios de Éxito y Alcance Todos los Objetivos

Una vez que haya ejecutado el plan del proyecto, verifique que haya cumplido con los criterios de éxito definidos y alcanzado sus objetivos. Si no es así, identifique qué tareas son necesarias para alcanzar esos objetivos y vuelva a la etapa de ejecución del plan del proyecto. Recuerde que está trabajando para cumplir con éxito sus criterios de éxito y alcanzar sus objetivos. No está trabajando hacia la perfección, ya que eso no es alcanzable. Si ha cumplido con sus criterios de éxito y objetivos, ¡felicitaciones! Ha completado su proyecto. Entregue el resultado del proyecto necesario para cumplir con estos objetivos. Ejemplos de resultados del proyecto pueden ser la entrega de un nuevo servicio o la publicación de un informe de investigación. Celebre la finalización exitosa de su proyecto.

Etapa 5: Finalice el Proyecto

Como parte de la finalización del proyecto, es valioso realizar una retrospectiva. Una retrospectiva es una reunión con todo el equipo del proyecto donde se revisa el proyecto. Asegúrese de discutir:

• • ¿Qué salió bien y queremos repetir en futuros proyectos?

• • ¿Qué no salió bien y queremos cambiar la próxima vez?

• • ¿Qué podemos aprender de este proyecto?

Después de completar la retrospectiva, cierre formalmente el proyecto. Ese proceso depende de su empresa. El cierre más simple es un breve documento que resume los objetivos alcanzados y los aprendizajes de la retrospectiva. Para proyectos más complejos, el cierre del proyecto puede incluir la redacción de un informe de proyecto que se comparta con una audiencia más amplia. Es posible que también desee documentar las mejoras planificadas en los entregables del proyecto. Asegúrese de guardar los planes y documentos del proyecto juntos para que puedan ser consultados si es necesario en el futuro.

Muchas personas, al comenzar un proyecto, empiezan eligiendo la herramienta de gestión de proyectos que van a usar. Sin embargo, la mejor herramienta para un proyecto depende de varios factores, incluyendo el tipo, tamaño y complejidad del proyecto, así como de quién está en el equipo del proyecto. Por esa razón, se recomienda definir primero los objetivos del proyecto, los criterios de éxito, los hitos, los entregables y el equipo del proyecto. En ese momento, tendrá la información que necesita para seleccionar la herramienta de gestión de proyectos adecuada para este proyecto.

A continuación se ofrece una Plantilla de Planificación de Proyectos como también una visión general de algunas herramientas de gestión de proyectos que pueden serle útiles. Más allá de esta breve lista, hay docenas de herramientas, muchas de las cuales están disponibles de forma gratuita. Puede hacer algunas búsquedas en línea de herramientas gratuitas de gestión de proyectos si desea obtener más información sobre otras herramientas disponibles.

Plantilla de Planificación de Proyectos y Usos

Aquí está la Plantilla de Planificación de Proyecto que puede usar para su proyecto. Hay diferentes maneras de personalizar esta plantilla para su uso en función de la herramienta de gestión de proyectos que decida utilizar. A continuación se muestran algunos ejemplos.

Papel y Lápiz

• Para algunos proyectos y equipos, un plan de proyecto en papel es efectivo y sencillo de usar. Considere usar papel y lápiz si se trata de un proyecto individual o si todo el equipo del proyecto está regularmente en el mismo lugar, como una oficina u otro sitio de trabajo. Tenga en cuenta que los planes de proyecto en papel pueden ser más difíciles de actualizar, por lo que puede optar por usar un lápiz que se pueda borrar y actualizar a medida que el proyecto avance. En este ejemplo puede utilizar la plantilla proporcionada.

Documento Electrónico ó Hoja de Cálculo

• Otra opción para la gestión de proyectos es un documento electrónico o una hoja de cálculo. Puede elegir la herramienta que actualmente use para crear y editar documentos o hojas de cálculo, como Google Docs, Google Sheets, Microsoft Word, Microsoft Excel o Adobe Acrobat. Un documento electrónico o una hoja de cálculo para la gestión de proyectos ofrece algunos de los mismos beneficios que el papel y lápiz en términos de eficacia y simplicidad de uso. Algunos beneficios adicionales de los documentos electrónicos son su facilidad para compartir con los miembros del equipo del proyecto, permitir a todos los miembros del equipo editar el plan del proyecto, actualizar el plan a medida que avanza el proyecto, y servir como registro del plan y resultado del proyecto al finalizar. Puede crear una versión de la plantilla proporcionada en el documento electrónico o hoja de cálculo que desee utilizar.

Herramientas Simples que son Gratuitas de Gestión de Proyectos

• Muchas herramientas de gestión de proyectos tienen versiones gratuitas disponibles que ofrecen mucha funcionalidad para la mayoría de los proyectos. Las herramientas de gestión de proyectos son aplicaciones diseñadas para capturar los componentes del proyecto discutidos aquí y rastrear las tareas a lo largo de todo el proyecto. Además, la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos permiten rastrear más de un proyecto a la vez. Dos herramientas que son útiles y fáciles de aprender son Trello y Asana.

• Trello utiliza un enfoque de Tablero Kanban. Un Tablero Kanban es una herramienta de gestión de proyectos que le permite visualizar el trabajo que está en progreso y ayuda a asegurarse de que no haya demasiado trabajo planeado al mismo tiempo. Puede aprender más sobre Trello y probar su versión gratuita en su sitio web.

• Asana utiliza un enfoque más centrado en las tareas que Trello y es ideal para rastrear el progreso, comunicarse con los miembros del equipo y gestionar proyectos de principio a fin. Puede aprender más sobre Asana y probar su versión gratuita en su sitio web.

Aquí hay algunos términos clave y definiciones utilizados en esta sesión o relacionados con esta sesión:

Las 10 Cosas que Debe Hacer

1. Define los objetivos del proyecto al comienzo de su proyecto para saber lo que está trabajando para lograr.
2. Identifique hitos y célebre esos logros a lo largo del camino.
3. Cree una línea de tiempo para el trabajo y siga su progreso en comparación con ese plan.
4. Identifique los mayores riesgos posibles para el proyecto y las formas de reducir esos riesgos.
5. Comuníquese frecuentemente con los miembros del proyecto y grupos de interés.
6. Utilice la gestión de proyectos de manera práctica, como una herramienta para ayudarlo a usted y a su negocio a alcanzar sus objetivos.
7. Tome el tiempo para revisar cómo va en sus proyectos individuales, para abordar riesgos y celebrar los éxito. 
8. Confíe en los miembros del equipo para que completen sus tareas, mientras hace seguimientos periódicos para asegurarse de que tengan el apoyo necesario y verificar su progreso.
9. Enfóquese en completar exitosamente sus objetivos del proyecto.
10. Enfoque en una tarea a la vez.

Las 10 Cosas que no Debe Hacer

1. Suponga que todo saldrá exactamente según lo planeado.
2. Sienta que tiene que saber todo sobre la gestión de proyectos para comenzar.
3. Comience seleccionando la herramienta de gestión de proyectos en lugar de dejar que el tipo de proyecto determine la herramienta adecuada para usted.
4. Asuma que los miembros del equipo están en la misma página sin comunicarse regularmente.
5. Busque la perfección en lugar de lograr la excelente finalización de las tareas.
6. Sobrepase la planificación de un proyecto. Si es un proyecto sencillo, permita que la gestión del proyecto sea igualmente simple.
7. Subestime cuánto tiempo tomará que las tareas se completen.
8. Olvide tener en cuenta el tiempo necesario para esperar una respuesta o trabajo completado fuera del equipo del proyecto, como con un proveedor o cliente.
9. Trate de hacer varias tareas a la vez para tratar de completar más trabajo en menos tiempo.
10. Omita celebrar el logro exitoso de hitos, entregables y objetivos del proyecto.

Si está escribiendo o ha desarrollado un Plan de Negocios, considere tomar un momento ahora para incluir cualquier información sobre su negocio relacionada con esta sesión. Como recordatorio, la plantilla de Plan de Negocios gratuita de MOBI y cualquier hoja de trabajo, listas de verificación y plantillas de este curso están disponibles para que las descargue. Visite la lista de Documentos de Recursos MOBI en la página de Recursos y Herramientas de nuestro sitio web.