Salve su Negocio

• Por Qué es Importante que Salve su Negocio: Salvar su negocio significa estar preparado para los desafíos que pueden surgir en su camino hacia el éxito. Cuando está preparado, puede enfrentar los problemas de manera directa en lugar de ser tomado por sorpresa.

• Sea Proactivo, No Reactivo: La gestión proactiva implica planificar y actuar antes de que surjan problemas o se conviertan en algo demasiado grande para navegar. Cuando toma decisiones proactivas, un problema de $50 no se convierte en una pesadilla de $15,000.

• Identifique Desafíos Comunes: Algunos de los obstáculos más comunes que enfrentan los dueños de negocios incluyen un flujo de caja deficiente, no vigilar los gastos y no estar preparados para desastres.

Flujo de Caja Deficiente

Piense en el flujo de caja como el dinero que entra y sale de su negocio. Cuando sale más dinero del que entra, tiene un problema. Es importante mantener ambos ojos en el flujo de caja de su negocio en todo momento. Si su flujo de caja “se seca”, es decir, tiene menos dinero entrando que saliendo, no podrá pagar sus facturas como tampoco podrá pagarle a sus empleados ni a sí mismo. Recuerde esta regla: si no sabe a dónde va su dinero, no podrá controlarlo.

Algunas maneras de promover una posición de flujo de caja positiva incluyen:

• Manténgase al tanto de su facturación. Asegúrese de que los clientes paguen a tiempo. Sea insistente si están retrasados.
• Si su programación de dinero entrante y saliente no proporciona una abundancia de efectivo, evite hacer grandes compras. Por ejemplo, si tiene una panadería y su horno se arruina, en este caso sería mejor repararlo en lugar de comprar uno nuevo de inmediato si sus reservas de dinero son bajas.
• Realice un seguimiento de sus gastos cada mes. Si no lo hace, podría gastar más de lo que gana.
• Conozca cuáles son sus costos fijos cada mes, como el alquiler y el seguro.
• Monitoree sus costos variables cada mes para ver si han subido o bajado. Por ejemplo, si posee un negocio de transporte, querrá estar atento a los precios de la gasolina. Si suben significativamente, necesitará ajustar la cantidad presupuestada para gasolina en los meses actuales y futuros.
• Prepare un Estado de Flujo de Caja cada mes para poder monitorear y crear un registro de su posición de efectivo histórica y actual.

Consejos útiles para mantener un flujo de caja positivo:

• Use cuentas bancarias separadas para ingresos y gastos personales y relacionados con el negocio.
• Envía las facturas tan pronto como sea posible después de proporcionar su producto o servicio.
• Utiliza herramientas y técnicas para monitorear y controlar los gastos. Por ejemplo, usar plataformas como QuickBooks puede ayudarle a hacer un seguimiento de cada dólar gastado. Si decide que hacer un seguimiento de sus propios gastos es demasiado difícil, contrate a un contador o un servicio de contabilidad para que lo haga por usted.
• Si sus gastos variables aumentan y dificultan la gestión de sus pagos y flujo de caja, busque maneras prácticas de reducir costos sin afectar la calidad. Tal vez pueda encontrar un proveedor más económico para sus materias primas o cambiar a bombillas de bajo consumo para reducir las facturas de servicios públicos.
• Monitoree cuidadosamente su inventario y no compre más de lo que necesita, especialmente si sus productos son perecederos o tienen una vida útil limitada.
• Prediga y planifique los cambios en su flujo de caja. Por ejemplo, si su negocio es más activo en ciertos momentos del año, planifique su inventario, personal y horarios en consecuencia.

Para aprender más sobre contabilidad de pequeños negocios, teneduría de libros, gestión del flujo de caja, tipos de costos empresariales y control de costos, consulte las sesiones de MOBI sobre Contabilidad y Flujo de Caja y El Control de Costo.

Ventas Impredecibles

Como dueño de un pequeño negocio, puede resultar difícil predecir las ventas de su negocio. Esto puede representar un desafío significativo, ya que los altibajos en sus ingresos pueden dificultar la gestión de los gastos, la planificación para el futuro, la predicción del flujo de caja y el mantenimiento de la estabilidad del negocio. Para los emprendedores y dueños de pequeños negocios, navegar estas fluctuaciones requiere estrategias proactivas y flexibilidad para asegurar que el negocio permanezca saludable e viable incluso durante períodos de ventas lentas.

Aquí hay algunos consejos para abordar las ventas impredecibles:

• Mercadeo:
  
  • Sea consistente con sus esfuerzos de mercadeo para agregar continuamente nuevos clientes. Ofrezca incentivos para promover la lealtad, las referencias y las reseñas entre los clientes existentes.
  • Utilice el mercadeo en redes sociales como una forma económica de llegar e interactuar con clientes objetivos y existentes.
  • Monitoree las tendencias de ventas para saber qué productos o servicios son más populares.
  • Considere precios flexibles, promociones estacionales, descuentos o cupones para incentivar las ventas durante los tiempos más lentos.
  • Enfóquese en el compromiso del cliente para construir clientes leales y relaciones a largo plazo.

• Gestión Financiera:
  
  • Cree un colchón financiero ahorrando una parte de sus ingresos durante los altos períodos financieros para crear un fondo de emergencia que cubra los gastos en tiempos más lentos.
  • Controle los costos y encuentre maneras de reducirlos durante los períodos de baja actividad sin comprometer la calidad.

• Ofertas de Productos/Servicios:
  
  • Diversifique su fuente de ingresos para no depender de un solo producto o servicio.
  • Ajuste el inventario y las ofertas de productos o servicios para satisfacer la demanda del mercado o las fluctuaciones estacionales.

Desafíos, Obstáculos y Desastres Inesperados

Estar preparado para desafíos, obstáculos y desastres, ya sean naturales, económicos o provocados por humanos, puede salvar su negocio. Identifique los riesgos y desastres potenciales que podrían afectar su negocio. Esto puede ser cualquier cosa, desde un corte de energía temporal hasta una inundación devastadora o un ciberataque.

Cree un Plan de Preparación para Desastres, también llamado Plan de Continuidad del Negocio. Algunas cosas que se deben considerar como parte de este plan incluyen:

• ¿Cómo mantendrá las operaciones comerciales? Es una buena idea crear un plan detallado que incluya procedimientos para mantener las operaciones durante una emergencia (si es posible), incluidos cómo manejar las interrupciones financieras, operativas y de personal. Por ejemplo, si pierde energía, ¿tiene una forma de procesar transacciones?
• ¿Cómo protegerá los datos sensibles? Si tiene un negocio de comercio electrónico y realiza transacciones en línea, ¿cómo protegerá los datos de sus clientes? ¿Tiene un plan de ciberseguridad en su lugar con las protecciones adecuadas y software antivirus?
• ¿Cómo se verán afectados sus empleados? Por ejemplo, considere si necesita la ayuda de sus empleados para actividades críticas o si deben irse a casa de inmediato. ¿Qué capacitación les proporcionará? ¿Tiene información de contacto de emergencia para cada uno de sus empleados?
• ¿Cómo se recuperará de los daños? ¿Ha evaluado sus riesgos, identificado y adquirido un seguro comercial apropiado para ayudarle a recuperarse en caso de un desastre? Visite la sesión de MOBI sobre Riesgos Comerciales y Seguros para conocer los riesgos comunes y los tipos de seguros comerciales.
• ¿Cómo me mantengo informado y preparado? Cree un calendario para revisar su Plan de Preparación para Desastres y mantenerse informado sobre los riesgos potenciales que podrían afectar su negocio.

Por ejemplo, si posee un restaurante en una zona propensa a inundaciones, tener un seguro contra inundaciones y un plan para proteger su equipo puede ahorrarle muchos problemas. Escriba lo que necesita hacer antes de que ocurra una inundación, durante la inundación y después de que la inundación afecte su negocio y su área. Aunque crear este plan puede involucrar decisiones o conversaciones difíciles, es mejor no evitarlas. Tener este plan en su lugar podría ahorrarle de tomar decisiones malas o erróneas en un momento en que sus emociones podrían afectar su capacidad para pensar con claridad. Explore cómo puede adaptarse a los cambios continuos en la sesión de MOBI sobre Adaptación en Medio del Cambio.

Ser proactivo significa anticipar y abordar problemas antes de que se conviertan en críticos. También significa que está preparado, y los negocios preparados tienden a sobrevivir más tiempo.

Por ejemplo, si tiene un negocio de entregas, anote las fechas en que cada vehículo necesitará servicio para que pueda programar las entregas cuando los vehículos no estén en el taller de reparaciones y evitar reparaciones mayores porque olvidó realizar el servicio a los vehículos.

Aquí hay algunos ejemplos de diferencias entre la gestión proactiva y reactiva:

Puede ser difícil para los nuevos emprendedores y dueños de negocios saber cómo adoptar una estrategia de gestión proactiva. Aquí hay algunas ideas para ayudarle a comenzar.

• Juegue al “Qué Pasaría Si…”. Este juego le ayuda a anticipar posibles obstáculos y preparar soluciones. Es como planificar para lo peor pero esperar lo mejor.
  
  • Algunas preguntas de ejemplo incluyen: “¿Qué pasa si hay un incendio y pierdo mi negocio?” “¿Qué pasa si me quedo discapacitado?” “¿Qué pasa si mi mayor cliente se va?” “¿Qué haré si mi proveedor principal cierra de repente?” “¿Qué pasa si mi socio ya no quiere estar en el negocio?”
  • Al crear un plan para manejar estas posibilidades de manera efectiva, aumenta la posibilidad de salvar su negocio cuando ocurra un desastre. Escriba sus respuestas y guárdelas en un lugar donde pueda encontrarlas fácilmente si algo sucede. Nota: Su plan de respuesta “qué pasaría si…” también puede llamarse un plan de respaldo, plan de contingencia o su plan B.

• Utilice una Gestión Financiera Inteligente. Revise y ajuste su presupuesto de manera regular para reflejar cambios en ingresos, gastos y objetivos financieros. Revise su posición de flujo de caja regularmente y también prediga y planifique cambios. Invierta en software de contabilidad, teneduría de libros y gestión financiera si eso será útil para su negocio, o contrate a un contador y/o tenedor de libros.

• Planifique Para los Riesgos. Identifique tiempo para tener una ideación creativa de ideas sobre los riesgos que podrían afectar su negocio; esto podría ser una versión del juego “Qué Pasaría Si…”, donde considera todos los riesgos potenciales y no solo los peores escenarios. Investigue y adquiera un seguro apropiado para su negocio que cubra los riesgos más probables. Capacite a los empleados sobre las partes de su Plan de Preparación para Desastres que les afectarán o para las partes que necesita de su ayuda.

• Mantenga un Ojo en su Ecosistema. Su ecosistema empresarial incluye todas las personas y grupos que interactúan con su negocio, como sus empleados, proveedores, inversores, clientes y competidores. Al monitorear los cambios en su ecosistema, puede anticipar oportunidades o riesgos para su negocio.

• Adopte la Adaptabilidad. Los cambios en su ecosistema o en el mercado pueden requerir un cambio en su negocio también. La gestión proactiva le permite cambiar o adaptarse a los cambios.

• Fomente la Innovación. Ya sea que haga crecer su producto o servicio o también sus operaciones comerciales, la mejora continua puede poner a su negocio en una posición favorable para enfrentar desafíos inesperados. La innovación también puede ser una fuente de nuevas oportunidades y adaptabilidad.

• Cultive Relaciones. Construir relaciones duraderas con su ecosistema puede ayudar a salvar su negocio en tiempos difíciles. Por ejemplo, un proveedor a largo plazo puede ofrecerle una extensión en una factura o quizás un descuento si tiene una falta temporal de efectivo.

Una vez que tenga su plan de contingencia en su lugar, sea proactivo en la gestión de su negocio. Escriba una agenda diaria con los objetivos que desea lograr para el día. No permita que otras personas le roben su tiempo haciéndole trabajar en la agenda de ellos. Los problemas suelen comenzar cuando se ve atrapado en abordar problemas a medida que surgen y no puede encontrar tiempo para prestar atención o planificar las cosas importantes que necesita hacer en su negocio. Ya sean urgentes o no urgentes, reserve tiempo para su agenda y gestión proactiva.

Revise y actualice regularmente el plan para lograr sus objetivos. Esto le ayudará a mantenerse al tanto de posibles problemas así como de oportunidades. Utilice la retroalimentación de empleados y clientes para mejorar la forma en que hace negocios. Cuanto más se acostumbre a un routine de planificar, ejecutar, revisar, hacer cambios y luego repetir todo el proceso, menos probabilidades tendrá de que algo serio salga mal en su negocio. Su objetivo es mantener los problemas pequeños lo más pequeños posible mientras aprovecha las grandes oportunidades.

• Pasos Esenciales para Salvar su Negocio: Revise la gestión financiera, el seguimiento de gastos y la preparación para desastres.

• Sea Proactivo: Anticipe obstáculos, problemas y oportunidades para reducir el tiempo de inactividad y aprovechar las oportunidades para hacer crecer su negocio.

• Juegue al “Qué Pasaría Si…”: Use este juego para anticipar posibles obstáculos, como “¿Qué pasa si me quedo discapacitado?”

• Cree un Plan de Contingencia: Las respuestas del juego “Qué Pasaría Si…” se convierten en la base de su plan de contingencia. Una vez que su plan de respaldo esté escrito, asegúrese de probarlo (con diferentes escenarios).

• Construya una Mentalidad Empresarial Proactiva: Adopte un enfoque proactivo y la importancia de la mejora continua.

10 COSAS QUE DEBE HACER

1. Monitoree de cerca su flujo de caja y gastos.
2. Retrase grandes compras si su flujo de caja es limitado.
3. Desarrolle planes de contingencia para obstáculos potenciales.
4. Mantenga un ojo en su ecosistema empresarial para estar al tanto de posibles oportunidades y riesgos.
5. Juegue al “Qué Pasaría Si…” para anticipar desafíos.
6. Ajuste sus estrategias de mercadeo para ventas inconsistentes o impredecibles.
7. Cree un Plan de Preparación para Desastres para que no tenga que tomar decisiones importantes en una situación emocional.
8. Sea proactivo en lugar de reactivo al gestionar su negocio.
9. Identifique riesgos potenciales para su negocio y adquiera seguros según sea necesario.
10. Mantenga los problemas pequeños lo más pequeños posible mientras aprovecha las grandes oportunidades.

Si está escribiendo o ha desarrollado un Plan de Negocios, considere tomar un momento ahora para incluir cualquier información sobre su negocio relacionada con esta sesión. Como recordatorio, la plantilla de Plan de Negocios gratuita de MOBI y cualquier hoja de trabajo, listas de verificación y plantillas de este curso están disponibles para que las descargue. Visite la lista de Documentos de Recursos MOBI en la página de Recursos y Herramientas de nuestro sitio web.