Organice su equipo

El espíritu empresarial se basa en una persona de acción que está dispuesta a arriesgarse… una persona que está dispuesta a arriesgar su seguridad económica en busca del éxito empresarial. El nivel de riesgo que puede sufrir conforme crezca su negocio dependerá del grado de reflexión que usted le haya dado al proyecto. Entre más reflexión, menos riesgo. El financiero estadounidense, Bernard Baruch, lo puso de este modo: “Todo fracaso que he conocido, todo error que he cometido, toda locura que he atestiguado han sido consecuencias de acciones sin pensamiento.”

Conforme expanda su negocio, puede minimizar ese riesgo al tomar más tiempo para pensar sobre su negocio y al reclutar gente inteligente (¡ojalá más inteligente que usted!) que también tome el tiempo para pensar en su negocio.

Si opera sin un plan de negocios, nuestro curso gratuito, Iniciar un Negocio, tiene toda una sesión dedicada a esta herramienta tan importante. Es completamente gratis e incluye una plantilla del plan de negocios que usted puede llenar y descargar. Por favor visite nuestra sesión de El Plan de Negocios en este curso para más información o haga clic en El Plan de Negocios de MOBI en el menú del lado derecho de nuestra página de inicio para obtener la plantilla MOBI gratuita.

Por eso, antes de abordar su desarrollo, o seguir con su desarrollo ya planeado, sería una buen idea iniciar un repaso imparcial para confirmar y justificar su plan, corregirlo o hasta abandonarlo. Su repaso podría incluir estos componentes:

• Reúna a sus gerentes clave y a su gabinete de asesores para una sesión de lluvia de ideas. Tenga la voluntad de evaluar imparcialmente y matemáticamente planes existentes que se consideran exentos de críticas o cuestionamientos.
• Exija que los programas de desarrollo aprobados se justifiquen por el rendimiento de la inversión, el valor del negocio y otros beneficios medibles.
• Pídale a los jefes de departamentos clave que participen en actualizar el plan de negocios de 5 años de usted.
• Reevalúe su proyección de flujo de caja de 5 años para determinar si tiene suficiente efectivo para cubrir la deuda.
• Investigue las direcciones y los métodos de la mejor competencia.
• Evalúe críticamente diferentes escenarios que podrían ser más favorables que la dirección que está tomando.
• Redirija y enfoque sus energías en los resultados de la evaluación.

Si su estudio concluye que su desarrollo implica serios riesgos o que tiene deficiencias sistemáticas, considere el consejo de Warren Buffett de Berkshire Hathaway:

Tal vez nunca diseñó un plan de negocios antes de comenzar su negocio. ¡No pierde nada al diseñar uno ahora!

En algunos casos, a los emprendedores se les hace difícil delegar las responsabilidades porque nunca lo han hecho. Sin embargo, la delegación de autoridad es importante para los dueños de negocios en crecimiento por lo importante que es dedicarle tiempo a planear y realizar programas de desarrollo. Lo libra del tiempo y la responsabilidad que podría usar para manejar su negocio. El gerente que usted designe necesitará no sólo la autoridad para manejar su negocio, sino que también la responsabilidad del resultado.

La autoridad y la responsabilidad van de la mano. Una delegación exitosa significa darle al gerente la autoridad necesaria para llevar a cabo sus deberes y a la vez ponerle límites a la autoridad del gerente. Supongamos que desea delegar el manejo de una tienda. Algunos ejemplos de autoridades que podría delegar y limitar podrían incluir:

AUTORIDAD APROBADA

• La contratación y capacitación del personal (siempre y cuando usted también tenga un control de la contratación).
• El manejo de efectivo y crédito.
• Compra de productos y suministros.
• El presupuesto de la publicidad y la selección de los medios de comunicación.
• Discreción en asuntos correspondientes.

LÍMITES A LA AUTORIDAD

• Comprar con el capital.
• Firmar cheques.
• Conservar la misma cantidad de unidades de existencia, unidad de mantenimiento de existencias (SKUs por sus siglas en inglés), o mantenga la cantidad dentro del mismo rango en su inventario.
• Conformarse a controles internos y de efectivo.

RESPONSABILIDADES

• Seguir el manual de procedimientos operativos.
• Completar un reporte semanal.
• Estar de acuerdo con las provisiones de la gobernación del negocio.
• Proporcionar información sobre las ganancias y pérdidas mensuales de la tienda.
• Apuntar las metas a largo y corto plazo.

En la sesión, Reducción de Costos, aprenderá la importancia de tener una mentalidad frugal para lograr el menor costo operacional para la venta en su industria. Para asegurar este objetivo importante, su plan de administración de incentivos de compensación debe estar vinculado a las ganancias en lugar de las ventas u otros objetivos. Para un gerente con un incentivo a base de ganancias, vale la pena ahorrar un centavo porque le regresará cuando llegue su cheque. De lo contrario, un centavo malgastado o perdido le quitará de su cheque.

Un estadillo de ganancias mensual y compartimentado de una unidad operativa individual le proporciona este incentivo.

Si está operando una cadena de tiendas minoristas, cada tienda debería operar bajo sus propios registros de pérdidas y ganancias. La frecuencia con que se reparte el incentivo de compensación es importante. Es mejor calcular el pago mensualmente, o hasta semanalmente para desembolsar el pago de incentivos con frecuencia porque es mejor que desembolsarlo después de un largo periodo.

Otra razón para instalar un sistema de contabilidad que reporte el estado financiero de los centros de ganancias individuales es que así le alertará en caso de una operación problemática. Un error común que cometen los emprendedores en desarrollo es continuar con negocios perdidos. Si el registro de pérdidas y ganancias de una nueva operación revela pérdidas inaceptables, se deben tomar fuertes medidas correccionales pronto. Si aún no es exitosa, la unidad debe ser cerrada o vendida.

En el mundo de negocios donde la compartimentación de los centros de ganancias es impráctica, se debe hacer un esfuerzo para basar los incentivos en indicadores clave de rendimiento (serán diferentes para cada negocio). Un indicador de rendimiento exitoso debe ser medible, medido frecuentemente y debe contribuir a alcanzar las metas de la compañía. Aquí tiene algunos ejemplos:

• Un proveedor de administraciones de nómina puede basar el incentivo en el número de registraciones que se lograron durante un periodo de tiempo.
• Un departamento de cobros podría medir su éxito al cobrar las deudas de las cuentas a pagar.
• El indicador de rendimiento de una empresa fabricante podría medir el número de partes rechazadas por el departamento de control de calidad.
• La mayoría de los servicios de remolque son de 24 horas. Un dueño puede empezar su delegación al contratar a un gerente que opere la tienda de noche. Quizás pueda pagarle un bonus semanalmente de una porción de todos los recibos además de una cantidad específica. Luego, cuando el dueño del servicio de remolque empiece a abrir sucursales, los registros individuales de pérdidas y ganancias para cada sucursal podrían ser usados para el plan de incentivos para gerentes.

Si aún no ha desarrollado herramientas de operación y de entrenamiento, el mejor tiempo de hacerlo es antes de que los programas de desarrollo sean implementados. Mientras crece su negocio, sus empleados ya tendrán claros los procedimientos y las responsabilidades del trabajo. Estos manuales serán los elementos fundamentales para crear un entendimiento considerable de sus metas, su estructura administrativa, los procedimientos, el entrenamiento, la seguridad y los asuntos de los empleados.

Manual Gubernamental

El manual gubernamental proporciona documentación para que la administración presente los objetivos generales de la empresa que incluyen actualizaciones del plan de negocio (por lo menos anualmente o de manera más frecuente si es necesario), proyecciones del flujo de caja, la declaración de la misión de la compañía y los estatutos de las juntas directivas. 

El manual puede usarse en las juntas ordinarias con su administración para asegurar que todos están en sintonía y que entienden sus papeles individuales. Un manual gubernamental debe considerarse como un documento de desarrollo y evolución continua que refleja los objetivos que siguen avanzando. Además, se puede usar en retiros, talleres y discusiones privadas.

Manual de Procedimientos

Un manual de procedimientos le proporciona una guía instruccional para la capacitación de los empleados. Las funciones diarias de la oficina, las ventas o la fabricación deben ser apuntadas brevemente y de forma detallada en él.

Crear su negocio requiere mantener los estándares de calidad y uniformidad que ha establecido conforme crezca su negocio. Un manual de procedimientos le puede ofrecer instrucciones para dirigir los procedimientos y operaciones más importantes del negocio. También le servirá como una herramienta de entrenamiento para manejar estos asuntos.

Manual de Capacitación

Su manual de capacitación de cada responsabilidad laboral será una herramienta útil no sólo para establecer estándares pero también para capacitar a los empleados de reemplazo. Debe tener por lo menos dos o más empleados capacitados para realizar cada una de las funciones de la administración de negocios. Esta costumbre le asegurará un funcionamiento estable aún cuando sus empleados estén de vacaciones o fuera del trabajo.

Manual del Empleado

El manual del empleado es una serie de reglas que gobiernan a los empleados, registros, la política de vacaciones, beneficios y el código de conducta.

Debe ser el resumen de todo lo que sus empleados deben saber sobre los objetivos de la compañía, pólizas y reglas laborales. Su manual debe incluir los procedimientos de cada función laboral y soluciones para problemas. Puede incluir materiales como:

• Un documento explicando la historia de la compañía y sus objetivos.
• Pólizas de empleo.
• Leyes y reglas laborales pertinentes.
• Descripciones del trabajo y los requisitos.
• Un paquete de beneficios.
• Reglas de seguridad.
• Un organigrama y los procedimientos operativos

El sesenta y cinco por ciento de todos los accidentes de trabajo tienen conexión con las drogas o el alcohol. Los drogadictos usan 16 veces más los beneficios de atención médica y son 6 veces más propensos a establecer demandas de compensación laboral. Infórmese sobre los exámenes para detectar el uso de drogas al contratar a sus empleados.

Manual de Seguridad

En un entorno laboral donde las reglas de seguridad son importantes, deben existir reglas bien definidas que explican lo que se puede y no se puede hacer en un entorno laboral. Su representante de compensación laboral puede ayudarle a crear el manual y el entrenamiento de seguridad.

La construcción de su negocio le obligará a mantener comunicación cara a cara con clientes importantes de todo el mundo. El internet ofrece muchas formas para comunicarse, desde mensajes instantáneos y llamadas telefónicas hasta videoconferencias. El tiempo y dinero que gastaría en viajar podría gastarse de manera más eficiente al realizar reuniones virtuales por internet. 

Las reuniones o conferencias "virtuales" o en línea son una forma de tener reuniones cara a cara con personas en diferentes lugares sin los gastos de viaje. Proporciona una forma más personal de comunicarse tanto externamente con clientes y socios como internamente con miembros del equipo o empleados que pueden trabajar fuera de la oficina. Las reuniones virtuales también se pueden configurar y realizar en muy poco tiempo, ahorrando tiempo y dinero.

Las tecnologías de videoconferencia transmiten y reciben imágenes y voz en tiempo real para que pueda tener una "reunión cara a cara". La conferencia web agrega otra dimensión: le permite compartir documentos y aplicaciones durante su reunión en línea. Ambas opciones le permiten la flexibilidad de tener reuniones o conferencias individuales con múltiples asistentes. Ver expresiones faciales y señales no verbales durante discusiones y negociaciones comerciales cruciales puede ser invaluable para su negocio.

Algunas herramientas comunes para video y conferencias web se enumeran a continuación. Estas herramientas se ofrecen en diferentes niveles y puntos de precio, aunque hay algunas a las que puede acceder de forma gratuita. Algunos ejemplos de herramientas de video y conferencias web incluyen:

• Google Meet
• Skype
• Zoom
• Ring Central
• Webex
• Goto Meeting

Todas estas soluciones le permiten comunicarse como si estuviera cara a cara con clientes, socios y empleados en cualquier parte del mundo. El tiempo y el dinero que se gastarían en viajar se pueden utilizar de otras maneras para su negocio. Puede compartir documentos, hacer presentaciones y realizar reuniones con poca antelación. Por ejemplo, sin salir de su oficina, puede colaborar con empleados que trabajan desde su casa o desde otras ubicaciones del negocio.

Para obtener más información sobre una variedad de herramientas y tecnologías de comunicación, consulte la sesión Herramientas de Comunicación en el curso Iniciar un Negocio de MOBI. Además de las conferencias web y de video, el internet permite varias formas de comunicarse y colaborar. Ya sea compartiendo calendarios entre colegas y clientes, utilizando herramientas de gestión de tareas para guiar proyectos o colaborando en tiempo real en documentos, presentaciones y hojas de cálculo, los empresarios tienen muchas formas de mejorar su negocio con herramientas de comunicación.

Un error común que cometen los emprendedores es que no solicitan el consejo de líderes confiables en su negocio. Los mentores no le caerán del cielo… los tiene que buscar y cultivar. Si actualmente no tiene por lo menos un mentor, empiece a cultivar amistades con los expertos de su negocio que lo puedan aconsejar. Empiece a construir su junta de asesores desde hoy. Cuando una decisión importante surja, haga una junta de asesores formal. Le sorprenderá cómo la gente se halaga y se dispone a compartir con usted cuando le pregunta sobre su sabiduría y experiencia.

Sin embargo, tome en cuenta que cuando busque consejos necesitará estar atento de los malos consejos. Por ejemplo, sería buena idea establecer una norma de nunca aceptar consejos que le podrían arruinar su fortuna o negocio. En otras palabras, debe recordar que sólo necesita enriquecerse una vez. Y una vez ya rico, sería absurdo considerar una decisión expansiva, con o sin consejo, que arriesgue su negocio.

Caso práctico: Un joven constructor descubrió un exitoso negocio al especializarse en bloques de cuatro apartamentos. Una tarde, se encontró con el fundador respetado de un banco de ahorros y préstamos grande que le aconsejó que el futuro era la construcción de grandes proyectos de apartamentos con ambientes especializados y comodidades. El constructor no tomó en cuenta este consejo y entonces perdió la oportunidad de convertirse en un líder importante en su industria. Perdió la oportunidad por la característica común que tienen los emprendedores: “lo haré a mi manera”.

Para desarrollar su negocio se requiere tomar decisiones importantes. A veces se necesita reunir una junta de asesores y aprovechar su sabiduría especializada. El equipo puede incluir:

• Su abogado (y uno especializado, si es necesario)
• Un contador público certificado
• Su banquero
• Los gerentes clave
• Mentores
• Miembros de familia
• Consejeros